Kreatives Onboarden

Der krönende Abschluss jeder Recruiting-Strategie.

Wand mit Welcome Text

An alle, die unter Onboarding ein nettes Geschenk für neue Mitarbeiter verstehen: Es gibt einiges aufzuholen! Denn die Vorteile eines gut strukturierten Einarbeitungsprozesses zahlen sich auf beiden Seiten des Beschäftigungsverhältnisses aus. Nicht nur fühlt sich der Mitarbeiter gut aufgenommen – auch der Arbeitgeber profitiert. Denn je schneller und strukturierter der neue Kollege alle notwendigen Zugänge, Schulungen und Hardware erhält, desto schneller kann er in seine Aufgaben einsteigen und leistungsfähig arbeiten.

Ein weiterer Vorteil: Fühlt sich ein Mitarbeiter herzlich willkommen und gut integriert, baut er eine schnelle Bindung zum Unternehmen auf. Damit ist es weniger wahrscheinlich, dass er den Job innerhalb der ersten Wochen wieder kündigt. Dass dies keine Seltenheit ist, zeigt eine Analyse der Wynhurst Group: Sie fand heraus, dass jeder fünfte Arbeitnehmer einen neuen Job innerhalb der ersten 45 Tage kündigt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, in der die Suche nach geeigneten Kollegen viel Zeit und Budget kostet, ist also auch die Phase nach Vertragsunterzeichnung nicht zu vernachlässigen.

Ein durchdachter Einarbeitungsprozess, welcher die Mitarbeiter schnell inhaltlich und sozial integriert, ist also kein Add-On. Vielmehr ist er ein effektives Mittel der Mitarbeiterbindung, solange er strukturiert, effizient und auf die jeweilige Stelle zugeschnitten erfolgt.

Die 6 Basics einer gelungenen Einarbeitung

Fangen wir mal mit den „Standards“ an. Wichtig ist eine gute Vorbereitung – und das schon vor dem ersten Arbeitstag:

  • Das bestehende Team inklusive des Empfangs über den neuen Mitarbeiter informieren
  • Sämtliches Arbeitsequipment wie Laptop, Smartphone oder Ladekabel steht bereit
  • Sämtliche Computerprogramme sind installiert
  • Eine E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und alle weiteren Kontaktmöglichkeiten sind eingerichtet
  • Ein Mentor oder Ansprechpartner wurde bestimmt und gebrieft
  • Ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag/die erste Arbeitswoche wurde erstellt. Der Plan kann auch eine Unternehmensbesichtigung oder die Vorstellung der Mitarbeiter umfassen.

Da geht noch mehr: Onboarding in Bestform

Was kann man darüber hinaus noch tun, um den neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich einzugliedern? Hier ein paar Vorschläge:

  • Versenden Sie 1-2 Wochen vor dem ersten Arbeitstag einen Willkommensbrief mit einem Foto des Teams, Informationen zum Ablauf, Dresscode und künftigen Ansprechpartnern. Das steigert die Vorfreude und nimmt Fragen vorweg.
  • Wenn Sie die Möglichkeit haben, erstellen Sie eine eigene Landingpage mit Countdown und allen nützlichen Informationen für den Mitarbeiter. Einmal aufgesetzt, kann diese Seite für jede Neueinstellung schnell geklont werden und ist dazu zeitgemäßer als ein Brief.
  • Am ersten Arbeitstag begrüßt ein nett dekorierter Schreibtisch das neue Teammitglied. Zum Einsatz könnten hier ein paar Give-Aways wie Kugelschreiber und Notizblock, aber auch Luftschlangen und -ballons kommen.
  • Eine Willkommensmail des Geschäftsführers im Posteingang macht auch einen guten Eindruck.
  • Während eines gemeinsamen Mittagessens können sich der oder die Neue mit den direkten KollegInnen in persönlicher Atmosphäre austauschen.
  • Fertige Visitenkarten signalisieren dem neuen Mitarbeiter das ernsthafte Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit.
  • Eine Mappe mit den wichtigsten Infos rund um Urlaubsregelungen, Home-Office-Rahmenbedingungen, den Arbeitszeiten, Benefits und anderen Themen ist nicht nur in den ersten Tagen, sondern auch langfristig nützlich.
  • Feedbackgespräche am Ende des ersten Tages, der ersten Woche und des ersten Monats zeigt dem Mitarbeiter, dass seine Bedürfnisse ernst genommen werden. Hier können offene Fragen oder Bedenken besprochen und anhand des Feedbacks auch der Onboarding-Prozess optimiert werden.

Dont`s im Onboarding

Was man im Einarbeitungsprozess möglichst vermeiden sollte:

  • Den Mitarbeiter bereits am ersten Tag mit Arbeit und Projekten überhäufen
  • Den Mitarbeiter nach dem ersten Willkommen für den Rest des Tages an seinem Schreibtisch sitzen und sich alleine einarbeiten lassen
  • Die Rolle und die Zuständigkeiten des neuen Mitarbeiters erst am ersten Arbeitstag definieren

Wer zudem glaubt, der neue Mitarbeiter müsse bereits nach der ersten Arbeitswoche alleine zurechtkommen können, der irrt. Denn erst jetzt nimmt die soziale Integration in den Kollegenkreis Fahrt auf. Achten Sie darauf, dass der Mitarbeiter in abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen oder Projekte integriert wird oder an After-Work-Veranstaltungen teilnimmt. Auch die besagten regelmäßigen Feedbackgespräche tragen weiterhin zur Integration bei. In dieser frühen Phase lassen sich zudem eventuelle Probleme noch lösen, bevor sie sich verselbstständigen und letztlich zur Kündigung seitens des Mitarbeiters führen.

Probleme in der Einarbeitung erkennen und lösen

Neue MitarbeiterInnen kennen sich logischerweise nicht mit den internen Abläufen und Prozessen ihres neuen Arbeitgebers aus. Fehler und Unsicherheiten beruhen daher in den meisten Fällen auf einer falschen oder lückenhaften Einarbeitung. Schuldzuweisungen bringen an dieser Stelle allerdings nichts. Bauen Sie stattdessen dem neuen Mitarbeiter Brücken und geben Sie ihm die Möglichkeit zum direkten Feedback. Missverständnisse können Sie so leichter aus der Welt schaffen. Das ist für das Wohlbefinden Ihrer ArbeitnehmerInnen "auf Probe" essenziell. Und Mitarbeiter, die in den ersten Arbeitswochen mit einem schlechten Gefühl nach Hause gehen, bleiben in der Regel nicht wirklich lange.

Onboarding: Der zweite Schritt im erfolgreichen Recruiting

Der Vorteil eines Onboarding-Prozesses liegt in seiner simplen Übertragbarkeit. Einmal definiert, kann die Einarbeitung für jeden Mitarbeiter angewendet werden. Die Standardisierung sichert dabei die Qualität des Prozesses und spart Zeit. Die Einarbeitung ist aber erst der zweite Schritt: Noch vor dem Onboarding müssen neue Mitarbeiter akquiriert werden. Wie wir mit modernen Recruiting-Kampagnen die benötigten Bewerberzahlen generieren, das sehen Sie hier!


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