„Unsere Stimme zählt“ – Wie Kaffee Partner Mitarbeiterfeedback mit KI messbar macht

„Uns war wichtig, eine regelmäßige Befragung zu haben, bei der wir Tendenzen und langfristige Entwicklung erkennen können“, erklärt Silvia Meitsch. Seit April 2022 setzt Kaffee Partner daher auf das Stimmungsbarometer von MUUUH! Die Befragung findet dreimal im Jahr statt und ist bewusst kompakt gehalten: Zwei Kernfragen, eine zur Zufriedenheit mit dem Kaffee Partner und eine zu wechselnden Schwerpunktthemen, wie interne Kommunikation oder Personalentwicklung. Ergänzt wird durch Freitextfragen zu Verbesserungspotenzialen und positiven Aspekten. 

Die knappe Form ist kein Zufall. „Bei längeren Befragungen ist es oft so, dass irgendwann nur noch die Hälfte teilnimmt“, sagt Meitsch. Zudem motiviert eine charmante Zusatzoption zur Teilnahme: die Dankeschön-Funktion. Mitarbeitende können anonym Kolleg:innen loben oder ganze Teams wertschätzen. „Die Dankeschön-Nachrichten werden immer fleißig genutzt. Manche Führungskräfte schreiben sogar Botschaften an ihr gesamtes Team. Das macht mir ein bisschen mehr Arbeit, aber es ist schön“, erzählt sie lachend.

Die Ergebnisse veränderten die Perspektive auf das Feedback grundlegend. „Manche Themen, die wir total wichtig fanden, kamen gar nicht vor. Offenbar waren die nur in unserem Kopf relevant. Das hat man dann in ein zwei Freitexten gelesen und das total überbewertet“, gibt Meitsch zu. Gleichzeitig wurden bislang unterschätzte Aspekte sichtbar, insbesondere die vielen positiven Rückmeldungen. „Das war uns vorher gar nicht so bewusst, weil man bei Feedback oft vor allem auf Verbesserungsmöglichkeiten schaut. Mit der KI konnten wir erkennen: Es gibt Themen, die schätzen die Leute sehr und auf die können wir uns noch stärker konzentrieren. Das war ein riesiger Mehrwert.” 

Der größte Gewinn: Entscheidungen lassen sich nun datengestützt treffen. „Es ist etwas anderes, wenn ich sagen kann: ‚28 % der Mitarbeitenden haben das so gesehen‘, statt nur: ‚Ich habe das Gefühl…‘“, betont Meitsch. Diese Objektivität erleichtert nicht nur die Priorisierung von Maßnahmen, sondern auch die Kommunikation mit Führungskräften und Mitarbeitenden.

Die KI übersetzt Stimmungen in konkrete, messbare Trends. Gemeinsam mit Kaffee Partner bildete MUUUH! in einem iterativen Vorgehen aus den Befragungsergebnissen Kategorien, die die Rückmeldungen der Mitarbeitenden in übergeordnete Themen wie „Arbeitszeiten“, „Interne Kommunikation“ oder „Arbeitsatmosphäre“ bündeln. „Die Kategorien zu definieren, war lehrreich. Man steckt viel Mühe rein und dann merkt man: Die Realität sieht anders aus. Die KI hilft, von Gefühlsentscheidungen wegzukommen“, so Meitsch.

Der Erfolg des Stimmungsbarometers liegt nicht nur in der Auswertung, sondern auch in den sichtbaren Konsequenzen. „Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden merken: Es passiert etwas. Wir kommunizieren die Ergebnisse, besprechen sie mit Führungskräften und setzen auch kleine Wünsche um, wie Bewegung am Arbeitsplatz oder Achtsamkeitstraining.“ 

Aktuell arbeiten mehrere Arbeitsgruppen an Themen, die durch das Feedback priorisiert wurden. „So sehen die Mitarbeitenden: Meine Stimme zählt“, fasst Meitsch zusammen. 

Nach der KI-Auswertung der Freitexte eines Jahres ist Meitsch gespannt auf den Vergleich der Daten aus 2024 und 2025. „Vielleicht sehen wir dann Entwicklungen, die sonst untergegangen wären.“ Für sie persönlich bleibt eine Erkenntnis besonders spannend: „Die KI hat sich wirklich gut auf unser Unternehmen eingestellt, trotz aller  Kaffee-Partner-Besonderheiten und Abkürzungen, die teilweise seit 50 Jahren existieren. Das hat echt gut funktioniert.“