Wann ist Robot Process Automation (RPA) besser als eine Schnittstellenlösung?

Eine Entscheidungshilfe für Unternehmen

Cornelia Erichsen

10. Januar 2025

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hat sich in den letzten Jahrzehnten erheblich weiterentwickelt. Mit dem Aufkommen der Robot Process Automation (RPA) in den frühen 2000er Jahren begann eine neue Ära der Effizienz und Prozessoptimierung. Anwender stehen heute vor der Frage, wann sie besser auf RPA, und wann auf eine Schnittstelle setzen sollen. Automatisierungswilligen Unternehmen gibt MUUUH! Consulting eine Entscheidungshilfe zur Hand.

Einfache, regelbasierte Skripte und Makros, die spezifische Aufgaben in Anwendungen wie Excel oder ERP-Systemen ausführen, markieren die Anfänge der Automatisierung. Diese Programme waren jedoch oft unflexibel und schwer zu skalieren. Mit Einzug der RPA änderte sich die Art und Weise, wie Unternehmen repetitive und regelbasierte Aufgaben durchführen, grundlegend. Diese Technologie nutzt Software-Roboter, die menschenähnliche Interaktionen mit digitalen Systemen simulieren. Die automatisierte wiederholte Dateneingabe, -verarbeitung und -übertragung gestaltet Unternehmensprozesse nicht nur schneller, sondern auch weitgehend fehlerfrei.

In den letzten Jahren hat Robot Process Automation weiter an Reife gewonnen. Einfache Aufgaben wie die Automatisierung von Datenübertragungen gehören zwar immer noch zum Kerngeschäft eines Software-Roboters. Doch längst ist Robot Process Automation auch komplexeren Szenarien wie der intelligenten Datenverarbeitung und Entscheidungsfindung gewachsen.

Heute setzen viele Unternehmen mit ihren Strategien zur digitalen Transformation auf RPA. Sie bietet nicht nur unmittelbare Vorteile in Form von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Sie eröffnet auch neue Möglichkeiten zur qualitativen Optimierung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Belohnt werden sie mit Wettbewerbsvorteilen, einer höheren Servicequalität und entlasteten Mitarbeitern, die statt monotoner Aufgaben wertschöpfendere Tätigkeiten erledigen können.

Die klassische Schnittstelle als Alternative zu RPA?

Als Alternative zur Automatisierung mit Software-Robotern steht regelmäßig eine feste Schnittstelle zum Informationstransfer zwischen Systemen zur Diskussion. Doch beide Lösungen haben ihre ganz eigenen Einsatzgebiete. Eine Entscheidung für die eine und gegen die andere Technik hängt nicht zuletzt von der Komplexität der Prozesse, der Langfrist-Strategie des Unternehmens und der Art der Systeme, die integriert werden sollen, ab.

Wenn es um die Automatisierung von sich wiederholenden, regelbasierten Aufgaben geht, die schnell umgesetzt werden sollen – und möglichst und ohne tiefgreifende Änderungen an bestehenden Systemen – ist RPA oft die bessere Wahl. Schnittstellenlösungen hingegen sind ideal für komplexere Integrationen, die langfristige Skalierbarkeit erfordern und bei denen mögliche Datenredundanzen und die Datenkonsistenz kritisch sind. Durch eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren können Unternehmen die optimale Automatisierungsstrategie wählen.

Wann Organisationen strategisch auf RPA setzen sollten

Repetitive manuelle Aufgaben

RPA eignet sich gut für Aufgaben, die regelmäßig und repetitiv durchgeführt werden müssen. Wenn die Automatisierung viele sich wiederholende Schritte betrifft, kann RPA die Effizienz erheblich steigern. Typische RPA-taugliche Automatisierungsaufgaben sind etwa die Datenübertragung von Excel-Tabellen in ERP-Systeme, die Verarbeitung und Sortierung eingehender E-Mails nach vordefinierten Kriterien, die Aktualisierung von Produktinformationen in einem E-Commerce-Shop oder die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen in der Personalabteilung.

Kurzfristige ROI-Ziele

Wenn das Hauptziel darin besteht, schnell einen Return on Investment (ROI) zu erzielen, kann RPA eine effektive Lösung sein, da es oft rasche Verbesserungen in den betroffenen Prozessen ermöglicht.

Schnelle Implementierung

Wenn eine kurzfristige Implementierung erforderlich ist, bietet sich eine RPA-basierte Umsetzung ebenfalls an. Sie ist in den allermeisten Fällen schneller realisierbar als umfassende Schnittstellen, deren Entwicklung und Implementierung nicht selten Monate statt Wochen dauert.

Geringe Anpassung der bestehenden Systeme

RPA ermöglicht die Automatisierung ohne tiefgreifende Änderungen an den bestehenden IT-Systemen. Das ist besonders vorteilhaft, wenn umfangreiche Schnittstellenentwicklungen vermieden werden sollen.

Wann ist eine Schnittstellenlösung der RPA-Integration überlegen?

Komplexere Integrationen

Bei komplexeren Integrationen zwischen verschiedenen Systemen, die eine tiefergehende Datenkommunikation erfordern, sind Schnittstellenlösungen oft besser geeignet.

Langfristige Skalierbarkeit

Nicht alle Software-Roboter können gut mit System-Updates oder einem massiv steigenden Transaktionsvolumen umgehen. Bei einer langfristigen und skalierbaren Integration, insbesondere wenn viele Systeme involviert sind, können Schnittstellenlösungen daher eine nachhaltigere Wahl darstellen.

Datenredundanz und Konsistenz im Fokus

RPA-Bots arbeiten häufig in Intervallen, nicht in Echtzeit. Zudem ist eine zentrale Datenvalidierung außerhalb von Schnittstellenlösungen eher selten implementiert. Wenn die Vermeidung von Datenredundanz und die Gewährleistung konsistenter Daten von entscheidender Bedeutung sind, sind Schnittstellenlösungen oft besser geeignet.

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